Ngày Thế giới Trẻ, thách thức cho ban tổ chức của một sự kiện ngoại thường
Ngày Thế giới Trẻ Krakow, Đức Phanxicô đến công viên Blonia ngày 28 tháng 7 – 2016
fr.aleteia.org, Marzena Devoud, 2018-11-21
Chỉ còn hai tháng đến Ngày Thế Giới Trẻ Panama, bà Paulina Guzik, người đứng đầu trong ban tổ chức Ngày Thế giới Trẻ Krakow năm 2016, kể các thách thức trong việc tổ chức một sự kiện ngoại thường của thế giới.
Các con số của Ngày Thế giới Trẻ Krakow năm 2016 làm mọi người ngạc nhiên: 3 triệu khách hành hương từ 187 nước trên thế giới về, 38.000 cảnh sát, hiến binh, lính chữa lửa được huy động… Ngày Thế Giới Trẻ làm mọi người ngạc nhiên về tầm rộng lớn và tiếng vang của ngày này với người trẻ. Trong hậu trường, các thiện nguyện viên, các người làm việc thường xuyên đã phải làm việc hơn hai năm trước để có được thành công trong vài ngày và để đáp ứng các mong chờ: ngày JMJ phải đáp ứng mong chờ của người trẻ, nhưng cũng phải đáp ứng mong chờ của Vatican, của Giáo hội nước tổ chức và nhà cầm quyền địa phương. Một thách thức khổng lồ.
Thách thức khổng lồ
Bà Paulina Guzik được giao nhiệm vụ tổ chức ngày JMJ ở Krakow, trước hết là lên chương trình và dự trù ngân sách. Trong quyển sách WYD 2016 Krakow, Sự kiện lớn nhất Âu châu của thế kỷ 21 (WYD 2016 Krakow, The largest European Event of the 21st Century) mà bà là đồng tác giả, bà cho biết phải có sáng tạo và tự lập với ngân sách, khác hẳn với các sự kiện cùng tầm vóc như Cúp thế giới hay Thế Vận Hội.
“Các chỉ tiêu của Tòa Thánh chủ yếu là mục vụ, không bao giờ là tài chánh, là truyền thông, là dữ liệu.” Thách thức là khổng lồ và chóng mặt! Bà Paulina cho biết, dù vậy khi nào cũng để mục đích của Ngày Thế giới Trẻ lên hàng đầu: người trẻ! Bà nhấn mạnh: “Các bạn trẻ bỏ tiền túi để đi dự ngày JMJ, vì thế chúng tôi phải nghe họ, vì đây là ngày của họ.” Sau đó nguyên cả dây chuyền của người tham dự phải tôn trọng từng khâu một, cho đến người dân của thành phố tiếp đón khách. Họ là chủ đón các bạn trẻ từ khắp nơi trên thế giới về. Bà nêu rõ: “Chất lượng đón tiếp quyết định cho thành công của ngày JMJ và đó là những kỷ niệm không thể nào quên được cho những người lần đầu tiên đến nước chủ.”
Một ngân sách 50 triệu âu kim
Điểm mới của Ngày Thế giới Trẻ Krakow? Đó là các trang mạng xã hội. “Chúng có tầm quan trọng chiến lược. Ngay lập tức chúng tôi phải đưa vào chiến thuật tổ chức ngày JMJ”. Một điểm quan trọng khác: ngân sách. Bà Paulina ghi nhận: “Chúng tôi dựa trên ngày JMJ Madrid năm 2011. Chúng tôi cò cùng điểm chung về địa dư, về con số người tham dự, về các yếu tố mà chúng tôi có thể dựa lên. Điều này giúp chúng tôi ấn định con số 50 triệu âu kim cho ngân sách. Chúng tôi đã tính toán đúng, vì chúng tôi đã theo đúng ngân sách và còn dành ra một số tiền để chi phí cho các sự kiện sau ngày JMJ”.
Cũng như các sự kiện âm nhạc hay gặp gỡ có tầm vóc lớn như thế này, ngày
JMJ cần các chuyên gia có tài năng nhất, những người mà bình thường là rất đắt… nhưng rắc rối trên tất cả là “mức độ rộng lớn và thời gian tập họp: tiếp đón thàng trăm ngàn bạn trẻ trên khắp thế giới về trong vài ngày. Đòi hỏi phải rất tài giỏi trong công việc và trong thương thảo. Phải biết chọn các chuyên gia trong mọi lãnh vực: truyền thông, dữ liệu, chuyên chở, vi tính…”
Giữa chuyên nghiệp và minh bạch
Một khó khăn khác là phải cân bằng tài chánh trong khi đây không phải là một sự kiện thương mãi. Vì thế quan trọng ngay từ đầu là phải biết chính xác nguồn tài trợ. Các nguồn tài trợ chính là sự tham dự của khách hành hương, các người bảo trợ, các đối tác và sự giúp đỡ của Nhà nước. Bà Paulina áp dụng luật vàng: “Luôn luôn chuyên nghiệp và minh bạch với tất cả đối tác trong từng chi tiết tài chánh”.
Một tổ chức “không có sự cố”
Tổ chức sự kiện JMJ giống như tổ chức một buổi hòa nhạc rock, phải “không có sự cố”. Các bạn trẻ đến ngày JMJ là đến một sự kiện thiêng liêng. Họ muốn gặp Chúa Kitô, muốn củng cố đức tin của mình, muốn tìm một ý nghĩa cho cuộc đời của họ. Sau đó họ mới gặp các bạn trẻ khác trên thế giới đổ về chia sẻ cùng lý tưởng với mình. Bà Paulina cho biết: “Tín hữu kitô trẻ biết họ muốn gì và phải tin tưởng ở họ! Trong ngày JMJ ở Krakow, trong thánh lễ với Đức Giáo hoàng, cảnh sát không bắt một vụ nào. Không có trường hợp hung bạo hay say rượu. Mà chúng tôi có đến 2 triệu người!”
Cầu nguyện để làm dịu lo âu
Công thức hiệu quả nhất, cầu nguyện! “Đó là điều quan trọng, mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu ngày làm việc, ban tổ chức chúng tôi cầu nguyện với Thánh Gioan-Phaolô II và Thánh Faustina. Buổi trưa chúng tôi ngừng công việc để đọc Kinh Truyền Tin. Trong những khi gặp khủng hoảng và không phải là không có, chúng tôi ngừng lại để cầu nguyện vài phút. Điều này đã giúp chúng tôi vượt lên các khó khăn, và lúc nào cũng có khó khăn! Chúng tôi nạp năng lượng cho mình! Cá nhân tôi, tôi cảm thấy mình được Thánh Gioan-Phaolô II che chở. Theo tôi, thành công của ngày JMJ ở Krakow vừa là phép lạ vừa là món quà của ngài.”
Giuse Nguyễn Tùng Lâm dịch
